Порядок составления и хранения документов. Документооборот. Порядок составления документов В чем необходимость составления документов

Составив текст документа, его надо правильно оформить, чтобы он имел юридическую силу. Порядок оформления служебных документов определен ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» с датой введения в действие 1 июля 2003 года. Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

Общий порядок оформления документов

01 - Государственный герб Российской Федерации - помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).
02 - герб субъекта Российской Федерации - помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) - помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
04 - код организации - проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица - проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) - проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
07 - код формы документа - проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
08 - наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименования организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

09 - справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
10 - наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
11 - дата документа - дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.
12 - регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
14 - место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
15 - адресат - в качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

16 - гриф утверждения документа - документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Например:

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18 - заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:
- - о чем (о ком)? Например: Приказ о создании аттестационной комиссии;
- - чего (кого)? Например: Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

19 - отметка о контроле - отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».
20 - текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения). Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»). В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
- от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).
21 - отметка о наличии приложения - отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

или на бланке:

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

23 - гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

24 - визы согласования документа - согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

25 - оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.
26 - отметка о заверении копии - при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27 - отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
29 - отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
30 - идентификатор электронной копии документа - отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Лекционное занятие 10

Тема 6: Организация первичного наблюдения. Документация

Количество часов : 2

Цель : Дать определение документации как способу первичного наблюдения за хозяйственными операциями, реквизитам документов; привести классификацию документов; раскрыть порядок составления и хранения документов

План:

1. Документы, их назначение в бухгалтерском учёте. Реквизиты документов.

2. Классификация документов.

1. Документы, их назначение в бухгалтерском учёте. Реквизиты документов

Документация - это способ первичного наблюдения за хозяйственными операциями и обоснования бухгалтерских записей соответствующими документами. Ни одна операция не может быть отражена в учете без подтверждения её соответствующими документами. К учету принимаются только правильно оформленные документы. Все записи в учете делаются на основе первичных документов. Унифицированные формы первичных документов утверждаются Постановлением Государственного комитета по статистике РФ. Кроме унифицированных форм, обязательных к применению, организации могут разрабатывать свои документы, использование которых закрепляется в приказе об учетной политике.

Бухгалтерский документ - это письменное свидетельство о фактическом совершении или о праве на совершение хозяйственных операций или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности, что дает юридическую силу данным бухгалтерского учета. Слово «документ» происходит от латинского “documentum” –письменное свидетельство, доказательство. Документы имеют огромное значение. Это база и основа учета. Особенно велико значение на предприятии бухгалтерских документов. Они обеспечивают достоверность и точность данных учета, являются основным источником информации о деятельности предприятия и основным видом контроля его хозяйственной деятельности. Наличие документов также является необходимым условием сохранности имущества. Документы используются в качестве доказательств при разрешении хозяйственных споров, в т.ч. и в судебных органах, при проведении судебно-бухгалтерской экспертизы и ревизий.

Все факты хозяйственной жизни должны подкрепляться первичными учетными документами.

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

ü наименование документа

ü дата составления документа

ü наименование экономического субъекта, составившего документ

ü величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения

ü наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события

ü подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц

Первичные документы компания может разработать самостоятельно или использовать унифицированные формы, которые утверждены постановлением Госкомстата РФ. Большинство форм первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, дорабатывать которые нельзя.

Это кассовые документы:

приходные и расходные кассовые ордеры (формы № КО-1 и КО-2)
кассовая книга (форма № КО-4)
книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5)
расчетно-платежные и платежные ведомости (формы № Т-49 и Т-53)

Это документы для безналичных расчетов:

платежные поручения
аккредитивы
кассовые поручения

Это документы, необходимые при учете труда и его оплаты

личная карточка работника (форма Т-2)

Это документы, необходимые для перевозки грузов: форма транспортной накладной.

Все первичные документы, применяемые в организации, должны быть утверждены приложением к учетной политике. В первичку можно вносить изменения. Однако кассовые документы не подлежат исправлению.

Документооборот – это путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив.

Классификация документов

Чтобы грамотно обработать и эффективно их использовать, документы следует клас-сифицировать. Классификация документов строится по ряду признаков: месту составления, способу составления, назначен ию, способу охвата операций, порядку отражения в них информации, по содержанию хозяйственных операций.

По месту составления документы делятся на внутренние и внешние . Внутренние (накладные, cчета-фактуры, кассовые ордера и т.п.) оформляются на данном предприятии. Внешние документы (выписка из банка, накладные и счета от поставщика и др.) поступают от др. предприятий.

По способу составления они делятся на документы ручного исполнения и документы, составленные с помощью компьютера.

По назначению документы бывают исполнительными , распорядитель ными, бух. оформлен ия и комбинирован ными. Распорядительные содержат приказ, разрешение на выполнение ч.-л. (приказы о приеме и увольнении, платежные поручения, наряды, доверенности). В исполнительных (оправдательных) отражаются сведения о совершении операции (ведомости на выдачу зарплаты, акты на списание материалов и др.). Документы бух. оформления создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей (различные расчеты, справки по начислению пособий по временной нетрудоспособности, ведомости распределения материалов и т.п.). Наиболее часто в практике используются документы, сочетающие в себе признаки распорядительных и исполнительных документов. Они называются комбинированными (требование на получение материалов, расходный кассовый ордер, лимитно-заборные карты и др.).

По способу использования или охвата хоз. операций документы могут быть разовы ми или накопительны ми. К разовым относится большинство документов (ПКО и РКО, акты и др.), их используют одноразово для первоначальной регистрации в них хоз. операций. В накопительных документах фиксируют в течение определенного времени (декада, месяц) систематически повторяющиеся операции (например, лимитно-заборные карты). С их помощью сокращается количество документов по однородным бухгалтерским записям, однако, их применение возможно лишь, когда не требуется ежедневное отражение операций в учете. По порядку отражения операций документы делятся на первичн ые и сводн ые. Например, отчет об использовании средств на командировки или под отчет - это сводный документ. Он составляется на основании первичных (квитанция-счет гостиницы, проездные билеты и т.п.).

По содержанию хозяйственных операций документы делятся на материальны е, денежн ые и расчетн ые. Материальные документы отражают движение средств и предметов труда. Например, акты приемки-передачи основных средств, накладные на приходование ценностей, т.п. С помощью денежных документов учитываются кассовые и банковские операции по движению денег.

В расчетных документах (платежные поручения, расчетные чеки, авансовые отчеты, расчетно-платежные ведомости) отражают расчеты предприятия с юридическими и физическими лицами.

Вопросы для самоконтроля:

1. Дайте определение «документации», бухгалтерскому документу

2. Перечислите обязательные реквизиты первичного учетного документа

3. Назовите виды признаков классификации документов

4. Что такое документооборот в бухгалтерском и налоговом учете

1. Налоговый кодекс РФ, часть первая от 31 июля 1998 г. № 146-ФЗ, часть вторая от 5 августа 2000 г. № 117-ФЗ.

2. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н. (ред. от 24.12.2010).

3. Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения: приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 (с изм. от 04.02.2015)

4. Документооборот в бухгалтерском и налоговом учете / Под редакцией Г.Ю. Касьяновой (14-е изд., перераб. и доп.). – М.: АБАК, 2014.- 800с.

Лекционное занятие 11

Тема 6: Организация первичного наблюдения. Порядок составления и обработки документов

Количество часов : 2

Цель : Раскрыть порядок составления, обработки и хранения документов

План:

3. Порядок составления и обработки документов.

4. Порядок и сроки хранения учетных документов

Порядок составления и обработки документов

К оформлению документов предъявляются особые требования. Важнейшим из них является своевременность оформления. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции или непосредственно после её окончания. Точность, ясность и полнота содержания операции – также требуются при составлении документов. Документы должны быть заполнены четко, аккуратно и разборчиво .

Документы, составленные в разных хозяйственных подразделениях (в цехах, на складах, в отделе сбыта и др.) после выполнения отраженных в них хозяйственных операций передаются в бухгалтерию в порядке и сроки, установленные главным бухгалтером. Принятые документы подлежат обработке, цель которой – подготовить документы для последующих записей в регистры синтетического учета, составления отчетов. Обработка документов состоит в их проверке, расценке (таксировке), группировке и контировке.

Проверка должна осуществляться с точки зрения законности операций, соблюдения требований по их правильному оформлению, точности арифметических расчетов. Исходя из этого проверка бывает: по существу , формальн ая и арифмети ческая.

1) Проверка документов по существу состоит в установлении законности и хозяйственной целесообразности операции, оформленной этим документом, соблюдения норм и расценок. Например, согласно действующему законодательству сумма платежа наличными деньгами не должна превышать 100 000 руб. в рамках одного договора между юридическими лицами и ИП.

В случае обнаружения ПКО на сумму, превышающую этот лимит, эта операция выявляется незаконной.

2) Формальная проверка устанавливает полноту и правильность заполнения всех реквизитов документа, подлинность подписей должностных лиц. Если при проверке выявлена подделка документов, недостоверные подписи, злоупотребления, то такие документы задер-живают и передают главному бухгалтеру для рассмотрения и принятия соответствующих мер.

3) Арифметическая проверка состоит в проверке правильности всех арифметических расчетов, содержащихся в документе. Проверяются не только внутренние документы, но и документы, поступившие от другого предприятия, учреждения. В случае выявления ошибки в «чужих» документах, например, предприятия-поставщика, составляется бухгалтерская справка, в которой проводятся правильные расчеты, а предприятию поставщику посылается письменное сообщение о выявленной ошибке.

Справка-расчет прилагается к документу, в котором обнаружена ошибка, для дальнейшего отражения в учете правильных записей. Исключение составляют ошибки, обнаруженные в выписке банка (необоснованное списание или зачисление денег). В своем учете предприятие показывает эти ошибочные суммы, но относит их на расчеты по претензиям, о чем уведомляет банк.

Расценка (таксировка) документов состоит в проставлении в соответствующих графах цены и суммы, т.е. в денежной оценке натуральных показателей хозяйственной операции. Это, как правило, складские документы, в которых на местах проставляются только количественные, натуральные измерители (накладные, требования, лимитно-заборные карты и др.). Документы, в которых одним из обязательных реквизитов является денежный измеритель (ПКО, РКО и др.), расценке не подлежат.

Группировка документов заключается в объединении однородных по содержанию первичных документов в группы и записи в группировочные ведомости для определения общего итога по каждой группе. Это позволяет сократить число записей в учетных регистрах. Например, ведомости приходования готовой продукции.

Контировка документов состоит в составлении бухгалтерских проводок, т.е. указании корреспондирующих счетов, на которых отражается операция, оформленная документом.

Проводки можно составлять как на бланке самого документа, так и другим образом. На бланках отдельных документов (ПКО, РКО, авансовый отчет и др.) для этого предусмотрены специальные графы. Кроме того, можно воспользоваться мемориальными ордерами или сделать запись в журнале хозяйственных операций. От правильно составленных бухгалтерских проводок зависит достоверность учетных показателей, а своевременность и качество учета еще зависит от правильной системы документооборота.

Теория бухгалтерского учета. Шпаргалки Ольшевская Наталья

73. Порядок составления документов

Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета служат первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции. Поэтому к оформлению документов предъявляются особые требования:

Своевременность оформления документов;

Точность, ясность и полнота содержания операции, оформляемой документом;

Четкое заполнение документа.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

Наименование документа;

Код формы;

Дату составления документа;

Наименование организации, от имени которой составлен документ;

Измерители хозяйственных операций (количество, сумма).

При необходимости могут быть включены дополнительные реквизиты.

Документы на машинных носителях информации в обязательном порядке содержат:

Наименование организации;

Дату записи документа;

Местонахождение организации;

Код оператора, записавшего документ на магнитную ленту.

Документы на машинограммах обязательно содержат:

Наименование и местонахождение организации;

Дату составления.

Поступившие в бухгалтерию документы до записи в учетные регистры или передачи на машинно-счетную установку, подвергаются бухгалтерской обработке, которая проводится в три этапа.

1-й этап. Документы проверяются по существу, т. е. устанавливают целесообразность и законность указанной в документе операции; определяется, имела ли место данная операция вообще и в том объеме, который указан в документе. При этом используют метод встречной проверки документов.

2-й этап. Производится формальная проверка документа.

3-й этап. Проверенные и принятые документы подвергаются группировке, арифметической проверке, таксировке и контировке.

Из книги Бизнес в стиле шоу. Маркетинг в культуре впечатлений автора Шмитт Бернд

Три вопроса для составления бюджета шоу Чтобы составить бюджет для проекта в бизнесе в стиле шоу, компания должна ответить на три вопроса. Каковы цели шоу и ожидаемая рентабельность инвестиций для него? Цели шоу, а также ожидаемые от него выгоды должны соответствовать

Из книги Банковский аудит автора Шевчук Денис Александрович

42. Порядок оформления расчетных документов 1. Расчетные документы должны соответствовать требованиям установленных стандартов и содержать: а) наименование расчетного документа; б) номер расчетного документа, число, месяц, год его выписки. Число указывается цифрами,

Из книги Бухгалтерский учет автора Шерстнева Галина Сергеевна

Из книги Бюджетная система РФ автора Бурханова Наталья

22. Порядок составления проекта федерального бюджета Составление проекта федерального бюджетаосуществляется Правительством РФ и начинается не позднее чем за 10 месяцев до начала очередного финансового года.Уполномоченный орган исполнительной власти организовывает

Из книги Налоговое право автора Микидзе С Г

51. Порядок истребования документов. Выемка документов и предметов Должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы посредством вручения этому лицу (его представителю)

Из книги Бухгалтерский учет в сельском хозяйстве автора Бычкова Светлана Михайловна

54. Порядок составления протокола при производстве действий по осуществлению налогового контроля В случаях, предусмотренных НК РФ, при проведении действий по осуществлению налогового контроля составляются протоколы – на русском языке (ст. 99 НК РФ).В протоколе

Из книги Кадровая служба без кадровика автора Гусятникова Дарья Ефимовна

14.7. Порядок составления и сроки бухгалтерской отчетности Составлению отчетности должна предшествовать значительная подготовительная работа по определенному графику. Важным этапом такой работы является закрытие в конце отчетного периода всех операционных счетов:

Из книги Делопроизводство для секретаря автора Смирнова Елена Петровна

6.3. Порядок уничтожения кадровых документов в связи с истечением срока их хранения Для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности организации, их отбору для осуществления дальнейшего хранения или уничтожения в организации

Из книги Основы кибернетики предприятия автора Форрестер Джей

РАЗДЕЛ 2 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ. ГОСТ Р 6.30-2003 «УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО – РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ» Глава 1. Состав реквизитов документов В делопроизводстве

Из книги Бухгалтерское дело автора Бортник Николай Николаевич

13. 4. Основа для составления уравнений Мы можем теперь составить уравнения, описывающие деловую активность в розничной торговле. Нужно отметить, что эти уравнения в некоторых отношениях не являются «правильными» как по существу, так и по математической форме. Они просто

Из книги Финансовый анализ автора Бочаров Владимир Владимирович

3.8. Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов Прежде чем сдать документы на хранение и в архив предприятия, их необходимо соответствующим образом подготовить.Однородные первичные документы должны формироваться в дела. При этом в дело должны помещаться

Из книги Бюджетирование и контроль затрат в организации автора Виткалова Алла Петровна

2.1. Состав и содержание бухгалтерской отчетности и порядок ее составления Все предприятия и коммерческие организации, являющиеся юридическими лицами, обязаны составлять на основе данных синтетического и аналитического учета бухгалтерскую (финансовую) отчетность. Она

Из книги Как составить бухгалтерский баланс автора Виткалова Алла Петровна

2. Операционные бюджеты, особенности и порядок их составления 2.1. Бюджет (план) продаж Любое планирование в условиях рынка начинается с прогноза продаж. Прогнозирование объема продаж является отправным моментом бюджетирования. Иногда эти термины (прогнозирование,

Из книги Делопроизводство компании автора Непогода Александр В.

3. Особенности и порядок составления основных бюджетов После того как составлены операционные (функциональные) бюджеты необходимо обобщить информацию, которая получена с их помощью для формирования основных бюджетов: бюджета доходов и расходов (БДиР), бюджета движения

Из книги автора

2.2.2. Формирование показателей баланса и порядок его составления Основные правила, которые надо помнить, составляя баланс:показатели должны быть в тысячах (миллионах) рублей; При этом суммы надо взять без десятичных знаков после запятой;основные средства, доходные

Из книги автора

2.4. Состав и порядок разработки документов, использующихся в управленческой

Составление служебных документов занимает значительную часть рабочего времени сотрудников управленческого аппарата и требует больших усилий. Чтобы составить полноценный документ прежде всего надо хорошо знать освещаемый в документе вопрос и владеть достаточной информацией.

Приступая к составлению документа, руководствуются следующими правилами.

Во-первых, уточняются целесообразность, цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения текста.

Во-вторых, необходимо изучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого типа. Это самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно, если подобный вопрос решается составителем впервые. Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа компетенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку.

Сегодня при наличии соответствующих электронных баз данных, содержащих полнотекстовый набор законодательных, нормативных актов по направлению деятельности организации (фирмы), провести такую предварительную подготовку нетрудно.

При составлении распорядительных документов, например, приказов, следует кроме того изучить ранее изданные распорядительные документы как вышестоящей, так и своей организации, чтобы избежать противоречия сними и дублирования, заострить внимание на нерешённых сторонах проблемы. Этот этап подготовки документа также легче провести, имея в памяти компьютера тексты распорядительных документов.

Затем приступают к сбору информации по существу поставленного в документе конкретного вопроса. Для этого могут быть привлечены справки, отчеты, докладные записки, акты, письма и т.д., как имеющиеся на бумаге, так и находящиеся в памяти компьютера.

Зная на основании законодательно-нормативных актов, как решаются подобные вопросы и собрав всю необходимую информацию, составляют проект документа. При этом используют трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений.

Проект документа редактируется и согласовывается. Последний этап - окончательное оформление и подписание документа.

В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые к текстам документов. Прежде всего следует помнить, что служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.

Важнейшими являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.

Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния дела, непредвзятое описание и оценка событий.

Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в документе. Именно неполнота информации чаще всего заставляет запрашивать недостающие сведения, порождает переписку и задерживает решение вопроса.

Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения.

Чёткость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий управленческой деятельности. Неточно понятый распорядительный документ, письмо и т.д. могут привести к нежелательным последствиям.

Краткость достигается прежде всего отбором необходимой и достаточной информации, исключением повторений и излишних подробностей. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку.

Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста, продуманность формулировок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом. Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слов. Например: Повысить дисциплину помог переход на хозяйственный расчет.

Если поводом для создания какого либо документа послужил другой документ или доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются вид документа, наименование организации-автора, дата документа, регистрационный номер документа и заголовок к тексту. Например:

В соответствии с приказом Федеральной архивной службы России от 11.12.97 №401 "Об организации учета особо ценных документов..."

В соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 15.06.95 № 1474-РП "О мерах по стимулированию жилищного строительства"...

К особенностям делового стиля относится широкое применение устойчивых языковых формул - языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Они вызваны прежде всего повторяемостью управленческих ситуаций и сравнительной ограниченностью деловой речи. Наборы таких стандартных фраз и выражений используются при составлении актов, справок и других информационно-справочных документов.

В деловой переписке, особенно с иностранными корреспондентами, также принято использовать устойчивые фразеологические обороты, что помогает при переводе на другой язык. При использовании компьютера эти стандартные фразы и выражения вводятся в память машины. Устойчивые словосочетания (языковые формулы) обеспечивают однозначность понимания текста, сокращают время на его подготовку и восприятие получателем. Например: "В соответствии с достигнутой договорённостью..." или "Просим Вас изыскать возможность" или "Принимая во внимание, что... просим (предлагаем)" и т.д.

Для стиля служебных документов характерно также употребление устойчивых словосочетаний, т.к. в деловой документации большинство слов употребляется только с одним или ограниченной группой слов. В методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов приведен обширный алфавитный список наиболее употребляемых в деловой речи глагольно-именных словосочетаний по второму (именному) компоненту.* Например: архив - обрабатывать, сдавать в, создавать; вакансия - замещать, иметь; совещание - вести, готовить, закрывать, открывать, переносить, приглашать на, проводить, устраивать.

* Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации. - М.: Главархив СССР, 1982.С.24-43.

Кроме того, правильность сочетания слов легко проверить по "Словарю сочетаемости слов русского языка".* Примеры употребления стандартных фраз, выражений и словосочетаний в служебных документах рекомендуется давать как приложения в инструкциях по делопроизводству или в правилах составления и оформления документов конкретных учреждений.

* Словарь сочетаемости слов русского языка. Под ред. П.Н. Денисова, В. В. Морковкина. - М.: Русский язык, 1983.

Большое внимание нужно уделять отбору слов. Следует избегать использования в одном предложении однокоренных слов, тавтологии. Например: адресовать в адрес, следует отметить следующее, май месяц, пять человек детей, памятный сувенир и т.п.

Трудности в восприятии текста документа часто вызывает наличие профессиональных терминов. Их употребление должно быть ограничено. В том случае, если термин может оказаться непонятным адресату, а его заменить нельзя, следует в скобках дать его объяснение.

Недопустимо употребление в служебных документах разговорных и устаревших слов, архаизмов. Например: канцелярист, и т.д.

Служебные документы отличает нейтральный тон. Переписка ведется от третьего лица, единственного или множественного числа, местоимения заменяются существительными (фирма просит, банк не возражает, завод направляет или направляем, считаем возможным, перечисляем и т.п.). В распорядительных документах, отражающих принцип единоначалия, текст излагается от первого лица. Так же пишутся объяснительные записки, заявления, большая часть докладных записок (приказываю, предлагаю, прошу).

В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, используется форма изложения от 3-го лица единственного числа (совет постановляет, правление решило).

В совместных документах текст излагается от 1-го лица множественного лица (постановили, решили, предлагаем).

В протоколах используется форма изложения текста от 3-го лица множественного лица (слушали, выступили, постановили), а запись выступлений ведётся от 3-го лица единственного числа (Иванов возражает... и предлагает).

Широкое распространение в служебных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации. Например: военно-морские силы - ВМС; отдел труда и зарплаты - ОТЗ; абсолютный - абс.; страница - с.; так далее - т.д.; смотри - см. и т.д. Сокращения должны быть понятны адресату, поэтому применяются общепринятые сокращения. Кроме того, рекомендуется при первом употреблении сокращения в тексте в скобках давать его расшифровку). Например: ОРД (организационно-распорядительная документация). Написание сокращений ведется в соответствии с классификаторами технико-экономической информации, требованиями государственного стандарта* и правилами русской орфографии. Однако эти документы не всегда бывают под рукой, поэтому рекомендуется использовать словарь сокращений** русского языка.

* ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов, п. 4.12. Сокращения.

** Алексеев Д.И., Гозман И.Г., Сахаров Г.В. Словарь сокращений русского языка. М.: Русский язык, 1984.

Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные. Простые, т.е. содержащие один вопрос документы значительно легче в обработке (регистрация, постановка на контроль, формирование в дела), направлении на исполнение. Сложные документы чаще всего касаются нескольких самостоятельных вопросов и исполнителей или даже разных структурных подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения. Их обработка вызывает некоторые трудности (при регистрации вносится несколько вопросов, при постановке на контроль выделяется каждый вопрос и т.д.). Сложно решить вопрос о помещении такого документа в дело. Поэтому при составлении наиболее многочисленных видов информационно-справочных документов (письма, докладные записки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу.

Протоколы, приказы, постановления обычно бывают сложными по содержанию. Они формируются в отдельные дела, на обложках которых содержание не раскрывается, а указываются лишь вид документа, автор и дата.

При чтении документа большое значение имеет последовательность представления информации, чёткое выделение её основных частей, т.е. структура текста. Под структурой текста понимается совокупность текстовых компонентов, расположенных в определённой последовательности.

Обычно в тексте документа выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания или цели составления документа, в другой - выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения, рекомендации. Например:

В январе 1998 г. институт проводит конференцию "Проблемы развития предпринимательства в России". Будут обсуждены проблемы структурных изменений в экономике и развития предпринимательства.

Просим принять участие и подготовить свои предложения.

Декан факультета И.А.Скокшина

В последние десятилетия для облегчения восприятия информации и выделения сути документа рекомендуется начинать его с заключительной части, т.е. с изложения существа вопроса: просьбы, предложения и т.п., а затем подкреплять их обоснованиями. Например:

Прошу дополнительно выделить 30 тыс. руб. на приобретение ПЭВМ для лаборатории.

Предполагается проведение лабораторных занятий по составлению документов, редактированию текстов, организации справочной работы, контроля за исполнением документов. Количество ПЭВМ. в лаборатории рассчитывается на обеспечение занятий одной подгруппы студентов.

Можно составлять документы только из заключительной части, например, письма и заявления с просьбой без мотивировки, приказы с одной распорядительной частью. Например:

Яковлева Александра Николаевича, младшего референта, 01 сентября 1998 года по собственному желанию, ст.31 КЗОТ РСФСР.

Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы - простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит не более двух - трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. Подобный прием помогает вдуматься в содержание документа, сделать небольшие остановки при чтении документа.

ГОСТ рекомендует печатать абзац отступив пять печатных знаков. В США и Великобритании рекомендуется текст документов печатать через один интервал, а каждый новый абзац отделять от предыдущего двойным интервалом, но печатать от полей.

Тексты документов сложных, больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Порядок нумерации должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 1.5-92.* Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например, номер подпункта включает номера раздела, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта. Все они разделяются точками, но в конце номера точка не ставится. Например: 1.2.1; 1.2.2; 2.9.1 и т.д.

* ГОСТ Р 1.5-92, п.4.2., 4.3.

Структура текста отдельных видов документов может быть предопределена нормативными актами, в которых указывается, из каких частей документ состоит. Так, например, составляется должностная инструкция, положение о структурном подразделении.

Процесс управления состоит из выполнения ряда функций, решения определенного круга задач, нередко порождаемых однотипными ситуациями, которые вызывают появление однотипных документов. Это явилось основанием для унификации текстов документов. Унифицированный текст управленческого документа может быть представлен в виде трафарета, анкеты, таблицы.

Под трафаретом понимают заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией, которая характеризует конкретную ситуацию, отражаемую данным документом.

Составление документов с применением трафаретных текстов основано на использовании часто повторяющихся текстов документов или их части в сочетании с изменяющейся частью письма. Трафаретная часть документов заранее отпечатывается на бланке или вводится в память компьютера, а изменяющаяся часть текста дополнительно заполняется от руки, печатается на пишущей машине или на компьютере.

В компьютерных программах, предназначенных для набора и оформления текстов (текстовых редакторах) типовые (трафаретные) формы документов называются template и переводятся словом "шаблон".

Трафаретные тексты очень удобно использовать при рассылке однотипных писем широкому кругу адресатов. Это может быть приглашение на конференцию, предложение услуг, поздравление постоянных клиентов фирмы с праздником, напоминание об оплате и т.п. Например:

Наибольшая повторяемость текстов встречается в документах, направляемых в адрес подведомственных организаций, институтов, служб или однородных фирм.

Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех отраслях деятельности, причем как в пределах одного предприятия, учреждения, фирмы, так и системы однородных предприятий или учреждений, организаций одного ведомства или группы однородных учреждений и предприятий разных ведомств.

Особенно возрастает значение унификации текстов документов в настоящее время в связи с широким внедрением персональных электронно-вычислительных машин.

Опыт по разработке трафаретных документов, накопленный в стране, позволяет наметить основные моменты их выявления, создания и внедрения.

Методика разработки трафаретных текстов такова:

Выявляются типовые управленческие задачи,

Собирается информация, необходимая и создаваемая в процессе их решения,

Составляется проект унифицированного текста документа, отражающего выявленную типовую ситуацию,

Проект согласовывается со специалистами, составляющими эти документы или работающими с ними. При этом особое внимание следует обращать на употребление профессиональных терминов,

Проект окончательно редактируется и оформляется в соответствии с требованиями ГОСТов.

Для каждого трафарета, если он тиражируется, выявляется необходимая годовая потребность. Сегодня чаще трафаретные тексты вводятся в память ЭВМ.

Трафаретные документы значительно сокращают время на составление документа, так как исполнитель сосредоточивает внимание не на том, как написать, а что написать, т.е. лишь на переменной конкретной части информации, место которой заранее предопределено. Фактически он заполняет заранее составленный документ. Поэтому исключаются стадия черновика, пропуск необходимых данных, а постоянное, фиксированное расположение информации значительно облегчает и ускоряет ее восприятие.

В особую группу можно выделить унифицированные формы документов, которые разрабатываются для наиболее массовых видов документов. В них установлено, какая информация должна быть зафиксирована и в какой последовательности. Такие унифицированные формы обычно составляются организацией, возглавляющей отрасль.

Формы первичных учётных документов разрабатываются и утверждаются Госкомстатом. В этих формах последовательно указано, какие показатели и информация в них должны быть отражены. Такие документы фактически не составляются, а только заполняются, что облегчает работу как составителя, так и учреждения - получателя. Они гарантируют представление полной информации, расположенной в определённой последовательности и удобной для обработки.

Первичные бухгалтерские документы выполняются, как правило, на унифицированных бланках, при их составлении лишь вписываются (заполняются) части текста. К их заполнению нормативные акты предъявляют особые требования.

Записи в первичных финансовых документах производятся чернилами, пастой шариковой ручки, химическим карандашом или при помощи пишущих машин и средств механизации. Свободные строки прочеркиваются.

Информация в первичных документах фиксируется как в виде текста, так и в цифровой форме. В отличие от документов других систем документации, в бухгалтерских документах подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

Если допущена ошибка, то неправильный текст или сумма не замазываются, как это делается в обычных документах, а зачеркиваются одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и над зачеркнутым надписывается исправленный текст или сумма.*

* Инструкция по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете, с. 10.

Затем исправление оговаривается надписью "исправлено" и подтверждается подписью лица, подписавшего документ, и датой исправления.

В определенных видах финансовых документов исправления не допускаются. Об этом сказано в пункте 5 ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учёте": "Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учётные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений".

В первичных бухгалтерских документах показатели денежных сумм часто выражаются не только цифрами но и чтобы избежать возможных ошибок, даются в словесном варианте. При их написании следует помнить, что количественные числительные склоняются. При этом изменяются все части сложных и составных числительных. Например, с восьмьюстами тридцатью пятью рублями; до трёхсот семидесяти тысяч рублей.

В настоящее время широкое распространение получили анкеты -"опросные листы для получения определенных сведений".* Наиболее известны кадровые анкеты для получения данных о тех, кто их заполняет.

* Толковый словарь русского языка. Под ред. Д. Н. Ушакова. Т. 1. М., 1935. с.41.

Анкетирование - один из основных методов в социологических исследованиях. С его помощью удобно собирать любые сведения по заранее разработанной определенной программе. В анкете текст формализован, информация расположена в строго зафиксированной последовательности. Их легко обрабатывать с помощью ЭВМ. Постоянная информация в анкете должна быть представлена в тщательно продуманных и сформулированных, с однозначным пониманием вопросах. Если вопрос может быть понят по-разному, ответы свести будет крайне сложно. В ГОСТе Р 6.30-97 указано: "При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительным падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков".

Переменная информация в анкете может быть выражена заранее подготовленным ответом типа "да-нет", развернутым ответом, числовыми показателями.

Таблица - это перечень сведений о чем-либо или о числовых данных, приведенных в определенную систему и расположенных по графам. Таблица позволяет представить информацию в наиболее компактном и наглядном виде. Требования к построению, изложению и оформлению таблиц перечислены в разделе ГОСТ Р 1.5-92. ГОСТ посвящен построению стандартов, но изложенные в нем требования к таблицам распространяются на все унифицированные системы документации, в том числе на организационно-распорядительную. Здесь указывается, что "таблицы применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей".*

* ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов, п.4.5. Таблицы.

ГОСТ называет обязательные элементы таблицы и порядок их графического расположения (Таблица 1)

Таблица 1

В таблице имеется два уровня деления текста: вертикальный - графы и горизонтальный - горизонтальные ряды. В первом столбце (в крайней левой части таблицы) - боковике - перечисляются объекты, данные о которых приводятся в таблице. В заголовках и подзаголовках граф даются наименования показателей, которые характеризуют объект. В ячейке, образуемой на пересечении строк и граф в центральной части таблицы помещаются конкретные показатели (данные) по характеризуемому объекту. Они могут выражаться как в виде текста, так и даваться цифрами.

Все таблицы в тексте за исключением таблиц приложений нумеруются сквозной нумерацией арабскими цифрами.

Таблица может иметь заголовок, который кратко, но точно отражает ее содержание. Он пишется над таблицей посредине с прописной буквы. Головка таблицы отделяется линией от остальной части таблицы. Помещается таблица сразу под текстом, где она впервые упоминается или на следующей странице. Можно дать таблицу и в приложениях к основному документу. Если таблица большая и ее строки или графы не помещаются на формате страницы или она переносится на другую страницу, то ее можно разделить на части, которые помещаются одна под другой. Над каждой последующей частью пишут "Продолжение таблицы..." или "Окончание таблицы...", повторяют ее головку, а при необходимости и заголовки строк.

Заголовки граф и строк таблицы пишут с прописной буквы, подзаголовки граф строчными, если они служат продолжением заголовка, и с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение (Таблицы 2,3).

Таблица 2

Таблица 3

В конце заголовка и подзаголовка таблицы точка не ставится. Заголовки граф формулируются в единственном числе и всегда в именительном падеже.

Часто встречающейся ошибкой при оформлении таблиц является диагональное деление строк. Специальный пункт ГОСТа (п.4.5.5.) указывает, что разделять заголовки боковика и граф диагональными линиями не допускается, нельзя также включать в таблицу самостоятельную графу "Номер по порядку". Если есть необходимость пронумеровать показатели, то их порядковый номер ставится в боковике таблицы непосредственно перед их наименованием (Таблица 4).

Таблица 4

Наименование показателя	Значение
1. Обзоры фондов
2. Тематические обзоры

4. Путеводители

ГОСТ подробно описывает порядок обозначения физических величин и их числового значения, поэтому его следует иметь под рукой каждому оформляющему такие таблицы.

Числовые значения показателя должны проставляться на уровне последней строки наименования показателя. В том случае, когда значение показателя раскрывается в виде текста, запись должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя. При отсутствии данных в таблице ставится прочерк (знак тире) (Таблица 5).

Таблица 5

Наименование показателя
Фарфоро-фаянсовая посуда и майоликовая, млн. шт.
Посуда из стекла и хрусталя, млн.руб.

Правила заполнения показателей представлены в таблице 6

Таблица 6

Наименование показателя

Пояснения по заполнению показателя

Высшее и среднее специальное учебное заведение

Специальность

Записывается полное наименование учебного заведения. Использование сокращенных названий учебных заведений не допускается. В случае когда в наименование учебного заведения входит слово "имени", следует писать сокращенно "им."

Записывается в соответствии с формулировками Общероссийского классификатора специальностей по образованию

Если в пределах одной графы текст, состоящий из одного слова, повторяется, а в таблице нет горизонтальных линий, это слово заменяется кавычками (Таблица 7).

Таблица 7

Учащаяся молодежь в возрасте
От 6 до 10 включительно

Повторяющиеся цифры, математические записи, обозначения марок материалов заменять кавычками не разрешается.

Если повторяющийся текст состоит из двух и более слов, при первом повторении пишут слова "То же" и далее ставят кавычки. Также поступают при повторении части фразы, добавляя дополнительные индивидуальные сведения. (Таблица 8).

Таблица 8

Если в таблице строки разделены горизонтальными линиями, текст повторяется полностью (Таблица 9).

Таблица 9

		Количество
Артисты балета	Мужчины Женщины
Артисты эстрады	Мужчины Женщины
Артисты цирка	Мужчины Женщины

Документ может быть составлен как на русском, так и национальном языке в соответствии с законодательством о государственных языках Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. ГОСТ Р 6.30-97 в пункте 3.19, посвященном тексту документа, определяет случаи, когда тексты документов пишутся только на русском языке.

Только на русском языке текст оформляется при направлении документов:

В федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

На предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.*

* ГОСТ Р 6.30-97 Требования к оформлению документов, п.3.19, с.5.

Подготовка документа и его окончательное оформление обычно ведётся на ПЭВМ с помощью программ типа "текстовый редактор". На сегодня наиболее часто используемая программа, ставшая стандартом "de facto" - это Microsoft Word. Часто можно встретить и отечественную программу "Лексикон", обладающую функциональностью, достаточной для среднего пользователя и значительно более доступную по цене.

В процессе подготовки документа текстовые редакторы позволяют проверять правописание, создавать таблицы, выравнивать текст, использовать различные шрифты для смыслового выделения, использовать диаграммы и другие элементы оформления для облегчения восприятия содержания документа.

Программы позволяют иметь утверждённые унифицированные формы документов, разработанные в организации формы документов и трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений. Современное программное обеспечение позволяет иметь список постоянных адресатов и другие базы данных, содержащие информацию, используемую при составлении документа: законодательные и нормативные акты, списки товаров, фирм-производителей, клиентов и поставщиков и т.д.

Применение компьютера значительно повысило информативность документов, культуру их оформления и существенно сократило время на их составление.

Тем, кто составляет документы и тем, кто занимается их перепечаткой или вводом в компьютер, необходимо знать самые распространенные корректурные знаки, которые применяются при работе над текстом.

Корректурные знаки - это система условных обозначений, применяемых при правке рукописей.

Наиболее часто встречаемые знаки:

Таблица 10

Продолжение табл. 10

Окончание табл.10

ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ (РЕКВИЗИТ 17)

Закончив составлять текст документа, к нему формулируют заголовок, являющийся обязательным элементом любых документов, выполняемых на формате А4, независимо от вида, содержания и назначения документа. Заголовок грамматически согласуется с названием вида. В нём кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа. Заголовок чаще всего отвечает на вопрос "о чем?", "о ком?" и формулируется с помощью отглагольного существительного. Например: Письмо - Об открытии фирмы; Договор - О поставках тары; Положение - О бухгалтерии и т. п.

Но в таких документах, как протоколы, инструкции, акты, правила заголовок отвечает на вопрос кого (чего). Например: должностная инструкция - секретаря-референта; протокол - заседания правления; акт - приёма помещения; правила - трудового распорядка и др.

Если документ сложный и в нём отражено несколько вопросов, заголовок формулируется обобщённо. Например, "О приёмной комиссии". В документах большого объёма составляются подзаголовки.

Заголовок составляется тем, кто готовил документ. Он размещается в левом верхнем углу документа под основными реквизитами бланка. В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Заголовок печатается без кавычек и не подчёркивается. Наличие заголовка значительно облегчает обработку документа, так как не читая всего текста, можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение. Заголовок облегчает регистрацию документа, его поиск, организацию контроля. Заголовок помогает правильному включению документа в дела и облегчает поиск нужного документа в деле. Обязательное составление заголовка - важнейшее требование культурного оформления документа. Без заголовка разрешается составлять только короткие документы, выполненные на формате А5 (148х210): извещения, телеграммы.

ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЯ (РЕКВИЗИТ 20)

Отдельные служебные документы имеют приложения. Такими приложениями могут стать любые документы, направляемые с сопроводительным письмом, поясняющим причину их отправки. К нормативным или распорядительным документам в качестве приложения даются документы, которые ими или утверждены или вводятся в действие. Например, инструкции, правила, штатные расписания и т.д. Как приложения могут посылаться документы, дополняющие или поясняющие содержание основного документа, например таблицы, справки и т.д.

Порядок оформления приложений описан в ГОСТе Р 6.30-97. Если приложения упомянуты в тексте документа, то отметка об их наличии оформляется по форме:

Приложение: на 2 лл. в 3 экз.

Слово "Приложение" пишется с заглавной буквы прямо от поля всегда в единственном числе, после него ставится двоеточие и указывается количество листов и экземпляров.

Если приложения в тексте не названы, их наименование дается в отметке о приложениях с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:

Приложение: 1 Правила по составлению и оформлению документов Компании на 10 л. в 2 экз.

2 Альбом унифицированных форм Компании на 24 л. в 1 экз.

Между названиями приложений делается 1.5-2 межстрочных интервала, а если название приложения занимает несколько строк, то оно печатается через один межстрочный интервал.

Если к документу прилагается другой документ, который также имеет приложения, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: письмо Минздрава РФ от 13.11.97 №01-17/785 и приложение к нему, всего на 12л.

Если при направлении документа в несколько адресов, приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес приложения посылаются, например:

Приложение: на 5 л. в 1 экз., в первый адрес.

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается. Например:

Приложение: Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, в 3 экз.

Сами документы - приложения к распорядительным документам имеют в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием, приложением к какому документу они являются. Например:

Приложение

к приказу Министра

здравоохранения России от 12.08.97 №36